Formación obligatoria en IA: qué pide exactamente el artículo 4

El artículo 4 del Reglamento de IA te obliga a tomar medidas para que quien usa IA en tu empresa sepa usarla. Está vigente desde el 2 de febrero de 2025, no tiene umbral de tamaño y no admite excusa de plantilla pequeña. No existe temario oficial, ni certificado oficial obligatorio, ni número mínimo de horas: existe una obligación de resultado y la carga de demostrarla es tuya.

Qué dice el artículo 4, en cristiano

El texto es corto. Dice que los proveedores y los responsables del despliegue de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar, en la mayor medida posible, un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA de su personal y de otras personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de esos sistemas. Y añade tres cosas que hay que tener en cuenta: los conocimientos técnicos, la experiencia y la formación de esas personas; el contexto en el que se van a usar los sistemas; y las personas o colectivos sobre los que se van a usar.

Actualización tras el Ómnibus digital (agosto de 2026). El Reglamento (UE) 2026/1744 modificó la redacción del artículo 4: ahora la obligación se centra en adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA, teniendo en cuenta conocimientos, experiencia, formación y contexto, y aclara expresamente que no se exige garantizar un nivel específico de alfabetización individual. En la práctica el deber de formar sigue existiendo, y lo que se te va a pedir para acreditarlo no cambia: el rastro de qué formación diste, a quién y cuándo.

Traducido: si en tu empresa alguien usa IA para trabajar, tienes que asegurarte de que entiende qué está usando, qué puede salir mal y qué no debe hacer con ello. El listón sube cuanto más delicado sea el uso y cuanta más gente se vea afectada por él.

Un ejemplo de la diferencia. Un diseñador que genera imágenes de fondo para un catálogo y una administrativa que resume informes médicos de pacientes usan las dos "IA generativa". El nivel de alfabetización que exige el artículo 4 no es el mismo. El segundo caso toca datos de salud de terceros: ahí hace falta bastante más.

Lo que no existe, aunque te lo vendan

Esta parte genera más consultas que ninguna otra, así que va sin rodeos.

• No hay temario oficial. Ni la Comisión ni la AESIA han publicado un programa formativo obligatorio. Si alguien te enseña "el temario oficial del artículo 4", se lo ha inventado.
• No hay certificado oficial obligatorio. No existe un sello público que acredite el cumplimiento del artículo 4. El certificado sirve como prueba de que la formación ocurrió, no como homologación estatal.
• No hay número mínimo de horas. El Reglamento no fija duración. Fija resultado.
• No hay umbral de tamaño de empresa. Aquí no hay excepción para pymes. Una empresa de tres personas está exactamente igual de obligada que una de trescientas. Lo que cambia es el esfuerzo razonable: a la de tres no se le va a exigir un plan de formación anual con evaluación continua.
• No es obligatorio formar a toda la plantilla. Solo a quien usa estos sistemas o los opera en tu nombre. Volvemos sobre esto más abajo.

Conviene decir una cosa más, porque nadie la dice. El artículo 4 no aparece en la lista de infracciones con importe tasado del artículo 99 del Reglamento, que se centra en obligaciones de proveedores, distribuidores, responsables del despliegue de alto riesgo y transparencia del artículo 50. Eso no lo convierte en voluntario: el régimen sancionador está vigente desde el 2 de agosto de 2025, la autoridad en España es la AESIA, y una obligación exigible sin formación acreditada es lo primero que se cae cuando alguien pregunta. Ahí es donde de verdad te hace daño.

Entonces por qué documentarlo

Porque la obligación es de resultado y la prueba es tuya.

El Reglamento no te pide que hagas un curso. Te pide que garantices un nivel suficiente. Nadie puede comprobar el nivel que tiene tu equipo en la cabeza, así que lo que se revisa es el rastro: qué formación diste, a quién, cuándo, con qué contenido. Sin ese rastro, la posición por defecto de cualquier inspección, cualquier reclamación de un trabajador y cualquier cliente que te pase un cuestionario es que no hiciste nada.

Y hay tres momentos concretos en los que esto aparece, ninguno de ellos hipotético:

• Un cliente grande te manda su cuestionario de proveedores con una casilla de "formación en IA del personal". Cada vez son más. Lo tratamos en qué hacer cuando un cliente te pasa un cuestionario de IA.
• Un empleado pega datos donde no debía y hay que explicar por qué no lo sabía. Si tienes la formación documentada, el problema es de una persona. Si no la tienes, el problema es de la organización.
• La AEPD o la AESIA preguntan por un incidente. La formación no es lo que investigan, pero es lo primero que piden y marca el tono de todo lo que viene después.

A quién hay que formar exactamente

El artículo 4 habla de "su personal y otras personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización de los sistemas de IA". Eso incluye más gente de la que sueles contar:

• Empleados que usan IA como parte de su trabajo, aunque sea la versión gratuita y aunque no esté aprobada por ti.
• Socios y dirección, si la usan. No hay exención por cargo.
• Autónomos y freelances que trabajan para ti usando IA en tus encargos.
• Becarios y personal en prácticas.
• La agencia externa que te lleva las redes o los textos, si genera contenido con IA en tu nombre. Aquí puedes resolverlo por contrato en vez de formándolos tú, pero tiene que estar por escrito.

Quien no toca IA no necesita formación por este artículo. El mecánico del taller que no usa ninguna herramienta de IA queda fuera. Ahora bien, antes de decidir quién queda fuera, comprueba quién la está usando de verdad. La distancia entre la lista que te imaginas y la lista real suele ser grande: es el fenómeno que describimos en shadow AI en pymes.

Qué debería cubrir una formación que sirva de verdad

Como no hay temario oficial, el criterio es funcional: después de la sesión, tu equipo tiene que tomar mejores decisiones delante de una herramienta de IA. Seis bloques cubren eso.

El registro de evidencias mínimo

Una carpeta. Cinco cosas dentro. No hace falta más.

• Quién: lista nominal de asistentes, con puesto. No "el departamento de administración".
• Cuándo: fecha y hora de la sesión.
• Contenido: el guion o índice de lo impartido, no el título del curso.
• Duración: horas efectivas.
• Certificado nominal: uno por persona, con su nombre, la fecha y el contenido. Es lo que se adjunta a un cuestionario de cliente.

Añade dos cosas si puedes: la política interna firmada por cada asistente y la fecha prevista de la siguiente sesión. Con eso pasas de "hicimos una formación" a "tenemos un proceso", que es lo que se pregunta cuando hay contrataciones nuevas.

Lo que NO te aplica

• No necesitas un plan de formación acreditado por FUNDAE ni pasar por una entidad homologada. Puedes bonificarlo si quieres, pero no es un requisito del artículo 4.
• No necesitas formar a nadie en programación, ni en cómo se entrena un modelo. El artículo pide alfabetización para usar, no competencia técnica para construir.
• No necesitas repetir la formación cada año por mandato legal. No hay periodicidad fijada. Sí conviene rehacerla cuando entra gente nueva o cambian las herramientas de forma relevante.
• No necesitas certificarte en ISO 42001 para acreditar esto. Son cosas distintas y la segunda no es obligatoria: nuestra postura completa.
• Si nadie en tu empresa usa IA, el artículo 4 no te obliga a formar a nadie. Deja constancia de esa comprobación y revísala cuando cambie algo. Es una situación menos frecuente de lo que la gente cree.

Cómo cerrarlo y quitártelo de encima

Empieza por una lista, no por un curso. Pregunta uno a uno quién usa qué, con qué cuenta y para qué tareas. Media hora de conversaciones te da la plantilla real de personas a formar y te ahorra formar a quien no toca.

Con esa lista, monta la sesión. Puedes hacerla tú si tienes con quién: dos horas, los seis bloques de arriba, ejemplos de tu propio negocio y un certificado nominal por asistente al terminar. Lo que no funciona es mandar un vídeo enlatado y dar la obligación por cumplida, porque no puedes acreditar el nivel alcanzado y no te vale como prueba.

Si prefieres resolverlo de una vez, nosotros lo hacemos por 290 € hasta 10 empleados, en una sesión de dos horas en directo, adaptada a tu sector, con certificado nominal para cada asistente. Es la obligación más barata de cerrar de todo el Reglamento y la que más gente sigue teniendo pendiente desde febrero de 2025.