Shadow AI: las herramientas de IA que tu equipo usa y tú no sabes

Shadow AI es la IA que ya se usa en tu empresa sin que nadie la haya aprobado: la cuenta personal de ChatGPT con la que se redactan correos, el traductor online al que va el contrato de un proveedor, la extensión del navegador que resume reuniones. No se arregla prohibiendo, se arregla inventariando. Con cuatro comprobaciones y una pregunta bien planteada lo tienes mapeado en una semana.

Nadie lo hace con mala intención

El shadow AI no nace de la deslealtad. Nace de que alguien tenía que entregar una propuesta a las seis y encontró una forma de tenerla a las cinco. La persona que pega el acta de una reunión en una herramienta gratuita no está saltándose una norma: casi siempre no sabe que existe una norma, porque no existe.

Aparece siempre por la misma razón. Hay una distancia entre lo que la empresa da y lo que el trabajo exige, y esa distancia la cubre cada uno por su cuenta con lo que encuentra. Cuanto más lenta sea la vía oficial para pedir una herramienta, más grande es la distancia y más shadow AI vas a tener.

Esto marca cómo abordarlo. Si la primera reacción es buscar culpables, solo averiguas quién esconde peor. El resto aprende a no contarte nada y te quedas con un inventario falso, que es peor que no tener ninguno, porque decides con él.

Cómo detectarlo sin montar una cacería de brujas

Tres de los cuatro pasos son técnicos y los puede hacer una persona en una mañana. El cuarto es el que de verdad funciona.

1. Empieza por la facturación

Saca los movimientos de los últimos doce meses de las tarjetas de empresa y de los gastos reembolsados a empleados. Busca cargos pequeños, mensuales y en dólares: veinte, veinticinco, treinta al mes es el rango habitual de una suscripción individual. Busca también por nombre de proveedor, y no solo por los tres o cuatro que conoces.

Los reembolsos son la mina. Un cargo en la tarjeta de empresa está a la vista; uno que alguien adelanta y mete en una hoja de gastos como "software" no lo está. Si tu asesoría te lleva la contabilidad, pídele el desglose de la cuenta de servicios informáticos con el concepto completo.

2. Mira las extensiones del navegador

Si tienes Chrome o Edge gestionados, la consola de administración te lista las extensiones instaladas por usuario. Si no los tienes gestionados, pide una captura de la pantalla de extensiones. Es información que se entrega en treinta segundos y nadie la vive como una inspección.

Presta atención a los permisos, no al nombre. Una extensión que puede "leer y cambiar todos tus datos en los sitios web que visitas" alcanza el correo, el CRM y el gestor documental abiertos en ese navegador. Eso es de otra categoría que pegar un párrafo suelto en un chat.

3. Revisa las apps conectadas a Google Workspace o Microsoft 365

En Google Workspace lo ves en la consola de administración, en los controles de acceso de aplicaciones de terceros. En Microsoft 365, en las aplicaciones empresariales de Entra ID, mirando qué consentimientos ha dado cada usuario. Ahí aparece lo que tiene acceso permanente a tu Drive, a tu correo o a tu calendario, quién lo autorizó y qué alcance pidió.

Esta es la lista que hay que mirar con más calma. Una herramienta a la que le has dado acceso continuo a la unidad compartida no procesa lo que le pegas: procesa todo, y sigue haciéndolo cuando la persona que la conectó se ha ido de la empresa.

4. Pregunta, con amnistía declarada y por escrito

Lo anterior te da lo que deja rastro. Lo que no deja rastro es la mayor parte: cuentas gratuitas, el móvil personal, la herramienta que se usa desde casa el domingo. Eso solo lo sabes si lo preguntas y si preguntarlo sale gratis.

El mensaje lo manda quien dirige, no el responsable de sistemas, y dice tres cosas. Que nadie va a tener un problema por lo que declare esta semana. Que lo que no se declare y aparezca después sí lo será. Que el objetivo es aprobar herramientas y pagarlas bien, no retirarlas. Da una semana de plazo y un formulario de cinco campos:

• Qué herramienta y con qué cuenta se entra (corporativa, personal, gratuita, de pago)
• Para qué tarea concreta se usa
• Qué se le mete: texto propio, documentos de clientes, datos de personas
• Con qué frecuencia y desde cuándo
• Quién más del equipo la usa

La quinta pregunta rinde tanto como las otras. La gente declara por sí misma con reticencia y por un compañero con naturalidad.

El inventario sostiene todo lo demás

Sin inventario, cualquier cosa que hagas después es genérica. La formación en IA es obligatoria desde el 2 de febrero de 2025 por el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, sin umbral de tamaño de empresa, y una formación sirve o no sirve según si habla de las herramientas que tu gente abre de verdad. Puedes verlo con detalle en qué obliga exactamente el artículo 4.

Con la política de uso pasa igual. Una política descargada de internet prohíbe cosas que nadie hace y no dice nada de lo que todos hacen. Con el inventario delante, la política cabe en dos páginas y es específica: esta herramienta sí para esto, esta no para documentos de clientes, esta hay que sustituirla.

Y está la parte de cara afuera. Desde el 2 de agosto de 2026 se aplica el artículo 50: hay que avisar cuando una persona está interactuando con una IA y marcar el contenido sintético que publicas. Si en el inventario aparece un chatbot que puso el de marketing o una herramienta que genera las imágenes del blog, ahí tienes obligaciones concretas que cumplir. No puedes cumplirlas sobre algo cuya existencia desconoces.

Si prefieres no hacerlo por dentro, esto es exactamente lo que cubre la auditoría de uso de IA: inventario, clasificación de usos, política interna y formación, precio cerrado y entrega en tres días. Pero el trabajo es el mismo lo haga quien lo haga, y una empresa de quince personas puede hacerlo sola si alguien se encarga.

El ahorro que suele aparecer por el camino

No puedo decirte cuánto vas a ahorrar, porque depende de cuánta gente haya ido por libre y durante cuánto tiempo. Sí puedo decirte qué es lo que aparece casi siempre cuando se juntan la lista de cargos y la lista de declaraciones:

• Dos o tres personas pagando por separado la misma suscripción individual y reembolsándola cada una por su lado.
• Un plan de equipo contratado por un departamento con la mitad de los asientos vacíos desde el primer mes.
• Tres herramientas distintas para lo mismo, normalmente transcripción de reuniones, porque cada uno probó una y ninguna se dio de baja.
• Suscripciones activas a nombre de gente que ya no trabaja contigo, cobrando puntualmente.
• Planes de pago de funciones que la licencia que ya tienes incluye.

Nadie hace un inventario para ahorrar en suscripciones. Pero mira esa columna antes de cerrar el presupuesto del año: deja de ser un gasto de cumplimiento y pasa a ser una reordenación de algo que ya pagabas mal.

Qué hacer cuando encuentras algo grave

El caso típico: aparece que se han subido documentos de clientes a una cuenta personal gratuita. Antes de reaccionar, ordena esto.

Después mira el contrato con ese cliente, que es donde suele estar el problema caro. La cláusula de confidencialidad y la de subcontratación mandan más que cualquier otra consideración, y el análisis completo lo tienes en si puedes subir un contrato de cliente a ChatGPT.

Con la persona, cumple lo que prometiste. Diste amnistía y la amnistía no tiene letra pequeña. Otra cosa es que alguien siga haciéndolo después de que la norma exista y esté explicada, que ya no es shadow AI: es incumplir una instrucción.

Lo que NO te aplica

No tienes que prohibir la IA en tu empresa. Ninguna norma te obliga a eso, y la prohibición general tiene un efecto conocido, que es empujar el uso al móvil personal, donde no lo ves.

No te conviertes en proveedor de IA por usar herramientas de terceros. Eres responsable del despliegue, con obligaciones bastante más ligeras.

Y salvo que en el inventario aparezca algo del Anexo III, no estás ante un sistema de alto riesgo. Esa lista es cribado de candidaturas, evaluación del desempeño, scoring crediticio, acceso a servicios esenciales, biometría y educación, y el Ómnibus digital aplazó su exigibilidad al 2 de diciembre de 2027. Si descubres que en recursos humanos se filtran currículums con IA, apúntalo aparte y trátalo con calma: tienes margen, pero es el único punto del inventario que se mira distinto.

Cuatro preguntas antes de aprobar una herramienta nueva

El inventario caduca. En seis meses vuelves a tener shadow AI si no hay una vía rápida para pedir permiso. Monta un alta que quepa en un correo: cualquiera propone, contesta una persona con nombre y apellidos, y el plazo máximo son cuarenta y ocho horas. Antes de aprobar, cuatro preguntas.

• ¿Qué entra? Texto público, información interna, documentos de clientes o datos de personas. Cada escalón cambia la respuesta.
• ¿Con qué cuenta y a nombre de quién? Cuenta corporativa y plan con condiciones de tratamiento de datos firmadas. Si la única opción es una cuenta personal, no entra.
• ¿Sale algo de esto de la empresa? Si el resultado se publica o lo ve un cliente, hay obligación de avisar o de marcarlo desde el 2 de agosto de 2026, y eso se decide antes de empezar, no después.
• ¿Qué pasa si mañana desaparece? Si el proceso solo funciona con esa herramienta y nadie sabe hacerlo de otra forma, no has aprobado una herramienta: has aprobado una dependencia.

Revisa la lista cada seis meses y, sin excepción, cada vez que alguien deja la empresa. La mayoría de las suscripciones fantasma nacen ese día.